Събитията на новото време. 5-те събитийни формата, които завладяха света. - Web and Events

В предишната си статия, в която описах актуалните тенденции в събитийната индустрия за 2016, ви обещах, че ще засегна в по-голяма дълбочина темата за зародилите се напоследък нови формати за събития. Няма как да направя това, без да обърна внимание и на така актуалната тема за “sharing economy” (в превод: споделена икономика). Дори да не сте чували за споделена икономика, то съм сигурна, че сте запознати с услуги като Uber, Airbnb или Ebay?

Sharing economy е социално-икономическа екосистема, изградена около споделянето на човешки и материални ресурси. Тя включва споделеното създаване, производство, разпределение, търговия и потребление на стоки и услуги от човек към човек (peer-to-peer).

Въпреки че Sharing economy е в начален стадий, със своя огромен потенциал, тя полага основите на един изцяло нов “Zeitgeist”, в който споделянето и сътрудничество от човек към човек (peer-to-peer) се налага във всеки сектор на нашия живот.

“Споделените събития” – новата генерация

Влиянието на “sharing” вълната върху събитийния бранш е факт! Събитията не са това, което бяха. Ако в миналото сме имали едностранен поток на комуникация (top-down communication) – от лекторa, играещ ролята на учител, към публиката, която е задължена да слуша, то събитията на новото време са фокусирани върху споделянето на опит от участник към участник и активното участие на всеки един от тях в една неформална и алтернативна обстановка.

Ивент индустрията се повлия от новите тенденции до там, че се зародиха нови форми събития, които с пълна сила навлязоха в света на корпоративните и развлекателни мероприятия по целия свят. Campfire, Fishbowl, Pecha Kucha, Open Space Technology, Unconferences – са само малка част от морето нови формати, които ни връщат назад в нашите корени, когато хората са се събирали около огъня да общуват, танцуват и създават магия около себе си. Така и “модерните” им събратя целят да приобщят хората, да ги мотивират да споделят и да се вдъхновяват един от друг.

Въпреки че българският събитиен пазар е сравнително малък, вярвам, че и тук е назряло времето да подновим стария си “гардероб” с нови “дрешки”. Така че захвърлете смело всичките си представи за събития и отидете на пазар за нови събитийни “формати”.

1. Аквариум (Fishbowl)

Накратко за този формат

Малка група от хора дискутира горещ проблем пред очите на голяма група. В класическия Аквариум всеки един присъстващ може по всяко време да се присъедини към малката група и да се включи в дискусията. Аквариумът е особено полезен при разискване на “горещи теми”, дискусии и споделяне на различни гледни точки. Ефектът е най-голям когато хората в центъра са държавни служители или управители от частния сектор, а голямата група се състои от граждани или служители. Тази техника може да помогне за постигането на прозрачност в процеса на вземане на решения, повишаване на доверието и по-лесното асимилиране на сложни въпроси.

Как да приложите този формат?

– Няколко стола (5-8) се позиционират във вътрешен кръг (аквариум).
– Останалите са подредени в концентрични кръгове извън аквариума.
– Изберете основните участници, които да запълнят вътрешния кръг (аквариумa), докато останалата част от групата седи извън него.
– Модератор представя темата и участниците и започва дискусия.
– В “отворен” тип аквариум, във вътрешния кръг се оставят няколко празни стола и всеки член на публиката може по всяко време да се присъедини към “аквариума” и да се включи в дискусията.
– В “затворен” тип аквариум, първоначалните участници във вътрешния кръг говорят в рамките на фиксирано време. Когато времето изтече, те напускат аквариума и нова група от страна на публиката влиза в него.

Времетраене

Приблизително 1 час и 30 минути

Кога е подходящ този формат?

– Като алтернатива на традиционните дебати;
– Като алтернатива на панелните дискусии;
– За да се насърчи динамична комуникация;
– За да се разрешат спорни теми;
– За да се избегнат продължителни и тягостни презентации.

2. Pecha Kucha

Накратко за този формат

PechaKucha или Pecha Kucha (от японски: лек разговор, бъбрене) е стил презентация, в която 20 слайда се презентират в продължение на 20 секунди всеки (6 минути и 40 секунди общо). Форматът запазва презентации кратки и динамични.

PechaKucha вечерите са създадени през 2003г. от Астрид Клайн и Марк Дитам, като начин за привличане на посетители към тяхно експерименталното събитийно пространство. Първоначалната им идея е била да дадат възможност на млада архитекти да се срещнат, да покажат творбите си и да обменят идеи.

Форматът става изключително популярен по цял свят, като започва да се използва не само в творческите среди, но и за събития с най-разнообразни тематики.

Как да приложите този формат?

Типична PechaKucha Вечер включва от 8 до 14 презентации. Всяка презентация е максимум 20 слайда, като всеки слайд се презентира за 20 секунди.

PechaKucha Вечерите се провеждат обикновено в нестандартни събитийни пространства – барове, клубове, студия, университети, църкви, плажове, пещери! Колкото по-необичайно, толкова по-добре. Препоръчително да се провежда вечер, на по питие.

Форматът е особено подходящ за творческите среди – дизайн, архитектура, фотография, изкуство, но често се използва и за представянето на изследователски и студентски проекти, хобита, пътеписи и други.

Важно е да предвидите сцена, големи презентационни екрани и видим таймер, който да отброява секундите.

Важно е да знаете, че PechaKucha Вечерите са запазена марка, принадлежаща на нестопанска организация. Ако искате да проведете подобно събитие, трябва да се свържете с нея и да ги информирате за намерението си да организирате PechaKucha.

Времетраене

Приблизително 1 час и 30 минути

Кога е подходящ този формат?

– Като алтернатива на традиционните презентации;
– Особено полезно в области, където хората говорят много. 🙂
– За да се разчупи атмосферата;
– За да обедини даден кръг от хора;
– За да насърчи нетуъркинга.

3. Open Space Technology

Накратко за формата

Open Space (познато още като Open Space Technology и OST) е формат събитие, чиято цел е разрешаването на комплексен въпрос. Събитието е подходящо за малки и големи групи – от 5 до 2000+ души, като най-добри резултати се постигат, ако OST се проведе в рамките на не по-малко от 1-2 дни.

Основна задача на фасилитатора е да сподели проблема, който трябва да се разреши от присъстващи и да представи накратко формата. От тук нататък участниците сами определят хода и програмата на събитието.

Как да приложите този формат?

Въпреки че този формат изглежда неструктуриран, всъщност той има идеална структура – оформя се според профила и характера на самите участници. Никой не може да предвиди как точно ще протече едно Open Space събитие. В зависимост от присъстващите, всяко едно такова събитие, поема свой собствен път. Но резултатите са гарантирани! Така че, действайте свободно, но при всички положения:

– Осигурете подходящо “отворено” пространство (open space);
– Предоставете столове или други мебели за сядане;
– Подсигурете листа и средства за писане;
– Поканете информиран фасилитатор.

Времетраене

1-2 дни

Кога е подходящ този формат?

– При разрешаване на горещи проблеми – събиране на заинтересованите страни на едно място, групово дискутиране и разрешаване на проблема.
– При стратегическо планиране – определяне на бъдещи цели и действия.
– При нужда от споделяне и синтезиране на знания.
– При нужда от групово “размишляване” върху дадена тема.
– При нужда от нетуъркинг – подтикване към съвместна работа в малки и големи групи.
– За да подпомогне за изграждането на взаимоотношения в екип.

4. Unconference

Накратко

Целта на формата Unconference е да предостави поле за учене и споделяне от човек към човек. Преди началото на събитието всички участници се събират на едно място и чрез техниката Open Space обсъждат заедно как ще протече събитието. Точен процес няма, тъй като той се създава органично от присъстващите. Най-важното в случая е, че хората сами определят програмата на събитието, като всеки един може да предложи себе си за презентатор. Няма гласуване или възможност някоя идея да бъде отхвърлена. Всички предложения са добре дошли! Предложените презентации се провеждат паралелно, като участниците могат свободно да се движат от презентация на презентация.

Как да приложите този формат?

– Ако желаете да организирате Unconference, ваша отговорност е да подсигурите пространство и главна тема.
– Съберете първоначално всички на едно място, споделете основната тема и оставете хората сами да свършат останалото.
– Всеки предложил себе си за водещ на дадена сесия, трябва сам да избере местенце, където да се проведе тя. Форматът се определя от всеки водещ индивидуално, като е позволено абсолютно всичко.
– Когато сесиите започнат, участниците свободно могат да се движат от сесия в сесия.
– Хубаво е да се предоставят на разположение на “водещите” бели дъски, залепящи се листчета, проектори, средства за писане и др.
– Не е задължително хората да се разпределят по равно в различните сесии. Някои могат да са пълни, други не.
– Определете някаква времева рамка, в която да се проведат сесиите.
– В края на Unconference може да съберете участниците отново, като предоставите по средата различни подаръци – бутилка вино, шоколад или каквото друго ви хрумне.
– Подканете участниците да дойдат по средата, да вземат подарък и да го дадат на някой, който е допринесъл според тях най-много за конференцията или общността. Помолете ги да кажа защо подаряват подарък точно на този човек.

Времетраене

1 ден

Кога е подходящ този формат?

– За събития където искате да превърнете формалната към неформална обстановка;
– За събития където искате да заместите добре обмислени предварително подготвени презентации, които отразяват години на изследвания и практика със спонтанни презентации, които ще генерират “нови идеи”;
– От презентиране на вече работещи практики към нахвърляне на напълно нови идеи.

5. World Café

Накратко

Форматът “World Café” е структуриран процес на отворена комуникация, който цели обогатяване на колективните познания.

В World Café участниците се разделят на групи от 4-5 души всяка и се настаняват на кръгли маси. Подредбата наподобява кафене, откъдето идва и името на събитието. Започва 20 минутна дискусия (“изследване”) на конкретна тема. След като изтече времето, член от всяка група се мести в следваща група. Всяка маса има говорител (“хост”), който въвежда новодошлия в направените изводи до момента.

Участниците участват в няколко кръга от разговори, като идеите от едната група се добавят към следващата, което разширява колективните познания на всички участници и им дава широк набор от нови идеи и гледни точки.

World Café е формат, подходящ както за малък, така и за голям брой участници – от минимум 12 до хиляди участници.

World Café има ясно дефинирани дизайн принципи, които могат да ви насочат при организирането на подобен тип събитие:

– Изяснете контекста на срещата.
– Създайте гостоприемна среда.
– Насърчете участието на всеки.
– Свържете разнообразни гледни точки.
– Слушайте заедно за по-дълбоки прозрения.
– Съберете и обменете колективните открития.

Как да приложите този формат?

– Изберете неформално пространство за провеждането на вашето World Café.
– Осигурете кръгли маси с 4, максимум 5 стола.
– Осигурете хартия, цветни маркери и други средства, стимулиращи свободна дискусия.
– Приветствайте присъстващите топло, въведете ги в процеса на World Café и споделете темата на срещата.
– Разделете участниците по групи и стартирайте първия дискусионен рунд.
– Всеки рунд е с продължителност 20 минути. След като изтече времето един член на всяка група трябва да премине към следващата. Говорителят на групата въвежда новодошлия върху това, което се е случило в предишния кръг.
– След няколко рунда, представители на групите могат да застанат пред всички и да споделят изводите до момента, като се документират визуално върху дъска.

Времетраене

Няколко часа

Кога е подходящ този формат?

– За събития, които събират на едно място хора с общи интереси;
– За събития, които целят споделяне на знания от човек на човек;
– При нужда от “предсказване” на бъдещето по дадена тема;
– При нужда от разрешаване на конкретни проблеми в неформална обстановка.

Важно е да знаете, че World Café е запазена марка, принадлежаща на нестопанска организация. Ако искате да проведете подобно събитие, трябва да се свържете с нея и да ги информирате за намерението си да организирате World Café.

Заключение

Всички формати, описани в тази статия, крият огромен потенциал! Те са отражение на света, в който живеем. А не мислите ли, че съвремието ни е удивително? От информиране и учене преминахме към споделяне и вдъхновяване… От монолог преминавахме през диалог и стигнахме до полилог*! Всеки знае, всеки може, всеки е важен! Това са водещите мотиви днес, и защо да не ги приложим и в нашата професия? Защо не обновим портфолиото си и не започнем да предлагаме на света събития, отговарящи на времето си?

Ние от WE ще го направим. Защото сме експериментатори, защото сме информирани, защото сме смели и защото живеем тук и сега.

*разговор, в който говорят много участници

Снимки: