Преговори по телефон и имейл – предизвикателства и техники за отлични резултати

На 10 май в София ще бъде един от най-добрите експерти в Европа по преговори и продажби – Саймън Хезълдейн! Лекторът е автор на бестселърите на българския пазар “Невропродажби” и “Продажби в реалния свят”, а сега се качва на сцената за втори дубъл Преговори на Ринга. Ето няколко съвета от него, за специалистите, на които се налага да водят преговори по телефон или имейл.

Все по-голяма част от преговорите се реализират в ситуации, различни от комуникацията лице в лице. Понякога част от процеса се извършва или по телефон или по имейл, а е много вероятно и целите преговори да преминат така.

Комуникационният канал, чрез който преговаряте, се отразява на динамиката на взаимодействието, степента на доверие, склонността към сътрудничество, количеството информация и мотивацията на участниците преговорите.

Преговори по телефон и имейл – Изследването

Ето някои от проблемите, които посочват последните изследвания за преговорите по телефон и имейл:

  • Страните, които комуникират по имейл, са по-склонни към недовоерие и съревнование, отколкото при взаимодействие лице в лице.
  • При преговори по имейл разчитаме повече на логическа аргументация и факти, отколкото на емоционални и лични послания.
  • Онлайн преговарящите са по-склонни да подозират отсрещната страна в измама.

Ето какво можем да направим, за да максимизираме шансовете си за успех, при онлайн преговори:

Телефон

  • Изградете доверие като съобразите скоростта си на говорене и тона си с тези на отсрещната страна.
  • Помислете дали е подходящо да изпратите предварително програма, по която да се движите в разговора. Така хората ще знаят какво да очакват.
  • Отделете малко време, за да поговорите за ежедневни неща, което ще ви помогне да скъсите дистанцията.
  • Обобщавайте по-често, отколкото при преговори лице в лице.
  • Минимизирайте разсейващите фактори – съсредоточете се на 100% в това, което ви казва другият човек.
  • Не пропускайте да планирате преговорите, въпреки че се провеждат по телефона. Запишете предварително вашите цели, граници, нужди, възможни проблеми и желани изходи.
  • Когато преговаряте по телефон, имате с едно условие по-малко, на което да разчита паметта ви след като се връщате към разговора по-късно. След приключване на разговора запишете основните моменти в него, за да използвате написаното на следващ етап от преговорите.
  • Изпратете обобщение на казаното по телефона по имейл и искайте от отсрещната страна потвърждение, че имате еднакво разбиране за договорените условия.

Имейл

  • Уверете се, че започвате и завършвате вашите имейли в социално ориентиран контекст:

         Напр: “Здравей, Ана, Надявам се всичко е наред при теб / Ще се радвам да работим заедно по този проект”.

  • Четете по 2 пъти всеки важен имейл преди да изпратите отговор.
  • Възползвайте се от предимството, което имате при преговори по имейл, а именно, че имате време да помислите добре, преди да отговорите на даден въпрос или да разрешите даден проблем.
  • Използвайте изрази, които предполагат емпатия, напр. “Оценявам мнението ви по въпроса”, “Разбирам какво означава това за вас” и др, за да изградите емоционална връзка.
  • Компенсирайте прекъсването на времето, в което се водят преговорите, като създадете усещане за непрекъснатост на комуникацията, напр. “Както споменах в предишния имейл…”
  • Задавайте повече уточняващи въпроси, тъй като няма как да разчитате, че ще “прочетете реакциите” или изражението на събеседника си, тъй като не го виждате.
  • Обобщете договорените условия/параметри и попитайте дали вашият събеседник е със същата представа за постигнатото съгласие.

Има голяма разлика при преговорите лице в лице и тези по телефон и имейл и добрият специалист трябва да е наясно с това и да го управлява.

Важно е да наблегнете на това, че определени принципи на преговорите остават същите, независимо дали се провеждат лице в лице или чрез онлайн комуникация:

  • Планиране и подготовка;
  • “Да влезете в главата на събеседника си” и да разберете неговите нужди, желания, надежди и страхове;
  • Събиране на информация (успешните специалисти в преговорите разполагат с приблизително 2 пъти повече информация, отколкото дават и слушат 2 пъти повече, отколкото говорят);
  • Задаване на директни и точни въпроси и внимателно слушане на отговорите на тези въпроси;
  • Уточняване, проверка и обобщаване;

Желая на всички успех в преговорите, неазвисимо от канала, чрез който се провеждат и ви очаквам на моя семинар в София на 10 май, за да разберете какво се случва със съзнанието на вашите клиенти, докато преговаряте с тях, коя е основната причина да ви отказват при преговори, как да повлияете на примитивните и емоционални части на мозъка, които доминират при вземането на решения и много труги техники, които ще ви помогнат да подобрите уменията си в преговорите.

Билети може да запазите от сайта на събитието.

Саймън Хезълдейн